所有的大三和大四即将正式进入大学。在西交利物浦大学这样的国际大学里，一个重要的沟通方式是英文电子邮件。而且大多数新生以前可能没有特别接触过大学英语电子邮件的写作。通过这条干货满满的推文，相信大家以后的邮件交流都能得心应手。

在绝大多数情况下，电子邮件是与教师和学校机构沟通最有效的方式，也是最正式、最推荐的方式。在某些情况下，例如请假、提交作业、注册学校活动，电子邮件是唯一有效且正确的沟通方式。

邮寄范围

当然，在日常交流中，我们不需要过多地询问邮件的格式，但在正式的交流中，我们必须使用英文和标准化的邮件格式。以下是一些强烈推荐使用正式电子邮件格式的场景。

电子邮件格式概念解释

一般来说，一封正式的电子邮件由 6 个部分组成。

1、清除标题

一个清晰的标题会第一时间告诉别人这封邮件的主要内容

2、别人的职称

向其他人讲话，例如亲爱的习博士，表示对他人的尊重。

3、说明目的

在术语之后，您需要用一两句话解释这封电子邮件的目的。

4、进一步解释问题

介绍完目的商务英语邮件格式，接下来需要详细介绍遇到的问题。这将是一封电子邮件的正文。

5、结束语

解释您的问题后，以感谢信结束电子邮件。

6、 关闭和签名

最后，您需要通过签名告诉他人您的姓名和学生证。

电子邮件的正确示例（向教授询问家庭作业问题的示例）

1. 指定电子邮件主题、主题、收件人

示例：致：刘博士

主题：MTH002 HW2 问题

2. 以礼貌、谢谢或问候开始

示例：尊敬的刘博士：

我希望这封电子邮件能找到你。/希望你周末愉快。

3. 指定写邮件的原因/目的

示例：很抱歉打扰您，我想问一些关于我的作业的问题。

4. 详细介绍遇到的问题/现状

示例：目前，在我研究功课的过程中，我发现……。如果您有空，请您在星期五安排一些时间，以便我们讨论这些问题吗？

5. 结尾

示例：如果您能为我安排一些时间，我将不胜感激。非常感谢！

6. 最后感谢，姓名

示例：最良好的祝愿，/您真诚的祝愿商务英语邮件格式，

华丽

电子邮件错误示例

1. 使用长而难的句子，没有任何标点或停顿

有的人学英语，觉得句子写的越长，水平就越好。很多时候，为了显示自己的水平，他们用各种复杂的从句和动名词来写出无比长的句子。

比如下面一段是某公司应聘者的笔试作文。面试官在看到这样的商务写作文章时拒绝了候选人。

我们想通知您天气不好，所以我们的发货会延迟，现在我们正在尝试与运输公司联系商务英语邮件格式，看看他们可以做些什么来确保按时交货，因此我们希望这不会导致你有任何问题。

其实商业英语不同于文学英语小说。不推荐长句子，因为句子越长，意思越多。阅读电子邮件的人没有那么多闲暇来分析复杂的句法结构和分析含义。因此，业务应用程序应该结构良好且简洁。在商务英语中，正确使用各种标点符号来分割意义也很重要。比如上面这段用英文写成如下，就算是掌握了商务英语的“简洁明了”的精髓。

我们写信通知您，由于天气恶劣，我们的货物已被延迟。我们现在正在与运输公司合作以加快交货速度。很抱歉给您带来不便。

2. 使用短信语言

在互联网时代，每个人都喜欢使用互联网语言。但是，此类语言不应出现在商业电子邮件中。毕竟网络上的语言不是很正式，如果邮件里这样的字眼太多，就会让人觉得你很随意，不专业。例如，通常你喜欢打电话：Pls B there B4 6 pm。泰。请在下午 6 点前到，谢谢。但不要在正式电子邮件中使用它。

3. 不要使用专业的敬语

使用“Hey”、“Yo”或“Hiya”可能非常不专业和尊重，您可以使用“Hi”“Hello”代替，如果您想更正式一些可以使用“Dear（插入姓名）

4. 不要幽默

幽默不能通过电子邮件很好地翻译。您认为有趣的事情很有可能会被其他人误解，或者被视为讽刺，而没有相应的语气和面部表情。如有疑问商务英语邮件格式，请不要在商务沟通中使用幽默。

5. 校对您的信息

如果您是根据您撰写电子邮件的方式来评判您，请不要感到惊讶。例如，如果您的电子邮件充满拼写错误和语法错误，您可能会被视为草率、粗心甚至没有受过教育。请在点击“发送”之前检查您的拼写、语法和信息。

本文总结了向教授发送英文邮件的雷区。有兴趣的同学可以参考：

拼写如：

我们没想到今年会收到这么多订单。

这里的receive拼写错误，虽然看起来差不多，但正确的拼写应该是receive

如果你平时用电脑写字，可以用Word来检查拼写错误。

语法如：

在英语中，时态是表达某事发生的时间的一个非常重要的因素，但中文没有时态，所以很多人在英语写作中写错了时态。

经理（现在）今天不在，因为他（过去）感觉不舒服。

在这句话中，动词时态不一致。原本是同一个时间维度的事情，只是被撕裂成了不同的时间维度，仿佛穿越时空。

正确的应该是：

经理（在场）今天不在，因为他（在场）感觉不适。

6. 不要！过度使用感叹号

感叹号和其他兴奋的迹象，例如表情符号、缩写

像 LOL 这样的缩写，以及所有大写字母，在商务沟通中都不能很好地翻译。

除非你非常了解收件人。用一串感叹号也是不专业的！！！！

7. 不要以为收件人知道你在说什么

将您的消息创建为独立的注释，包括主题和对以前电子邮件的任何引用。

您的收件人每天可能收到数百封电子邮件，并且可能不记得导致您的电子邮件的事件链。

在中文里，我们讲究含而不露，就像拿着琵琶半遮面，经常点击停止。但是在业务英语中，这个不能用，例如：

因为我们计划为我们的客户服务部门招聘新员工。

这样的句子在语法上并不完整英文Email写作格式解释及纠正示范，所以应该改为：

由于我们计划为我们的客户服务部门招聘新员工，我们将能够处理更多的客户。返回搜狐了解更多

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